Como tornar a reunião de equipa em Home office mais produtiva

Como tornar a reunião de equipa em Home office mais produtiva

A transição para o trabalho remoto devido à pandemia e o decreto de confinamento obrigou-nos a adaptar e a transformar as nossas casas em “home offices”. Viver, socializar e trabalhar no mesmo sítio (tudo a partir de casa ou através de ecrãs), pode tornar-se maçador e consequentemente desmotivador. Para evitar uma equipa desmotivada e pouco produtiva, a chegar ao final da reunião com o pensamento “Isto podia ter sido tudo feito num e-mail…” – é necessário inovar e estar em constante adaptação.

10 Dicas para tornar as reuniões online mais produtivas e eficazes:

Antes da reunião

Para uma reunião ser eficaz e produtiva é necessário traçar os objetivos de forma clara e concisa. Defina um plano com tópicos específicos e tente não se desviar destes tópicos durante a reunião.

Criar e compartilhar a agenda de reunião com antecedência com os participantes, é uma ótima técnica de organização, pois podem-se preparar com tempo. Permite também a partilha de feedback sobre os tópicos e possíveis sugestões.

Incluir todos os membros da equipa em todas as reuniões não é sempre boa ideia, pois muitas vezes não é um assunto diretamente relacionado com certos indivíduos e os mesmos acabam por ficar apenas em silêncio. Isto pode gerar frustração porque sentem que o tempo está a passar e não sentem que estão a fazer nada de útil.

Existem várias opções tecnológicas para a realização de reuniões de equipa, sendo as mais dinâmicas as plataformas de videochamada como por exemplo, o Zoom, o Google Meet, o Team ou o Jitsi. Escolha apenas uma plataforma padrão que reúna todas as condições necessárias, e realize todas as suas reuniões através da mesma. Faça o mesmo para a partilha de documentos – evite utilizar vários meios de partilha de documentos e informação, pois pode se tornar confuso e desorganizado. Algumas boas opções são o Google Drive, o One Drive ou criando uma Dropbox partilhada.

Durante a reunião

Não perca a oportunidade de socializar com a sua equipa, falando de algo sem ser sobre o trabalho por alguns minutos, pois é uma boa maneira de criar ligações com os colegas de equipa e descontrair antes de começar a trabalhar.

Relembre os participantes do objetivo da reunião e do que se pretende ser alcançado no final, para manterem isso em mente durante todos os momentos da reunião.

Comunicar de uma forma clara implica utilizar linguagem específica e explicar os tópicos detalhadamente de forma que não haja dúvidas. Dito isto, as reuniões não têm de ser aborrecidas. Interaja de forma animada, utilize bons meios de apoio visuais e até pode criar as suas próprias “tradições de reunião”, como por exemplo cada reunião ter um tema. Quebra-gelos e perguntas que estimulem a interação também são boas opções.

Pedir contribuições diretamente a cada participante ajuda aos membros da sua equipa a sentirem-se envolvidos na reunião. É crucial fazer com que cada pessoa se sinta valorizada e que tem a capacidade de contribuir para os projetos/tópicos em questão, dando as suas opiniões.

Apostar em atividades de team-building não só é divertido como também aumenta o espírito de equipa. Fazer questionários, quizzes e jogos interativos é uma boa maneira de toda a equipa interagir e de se divertirem em conjunto.

Após a reunião:

No final da reunião envie um follow-up com um pequeno resumo sobre os tópicos que foram discutidos, e as tarefas que agora têm de ser concluídas para cumprir os objetivos. Isto aumenta a eficácia da reunião e reforça a importância das reuniões para os membros da equipa.

No entanto, só é eficaz quando é lido, por isso certifique-se de que a mensagem ou e-mail é cativante – o que pode incluir a utilização de gifs, vídeos, fotos engraçadas da reunião, etc. Crie uma rotina para que após cada reunião a equipa já esteja à espera de receber esta mensagem.

Damos valor à sua privacidade

Nós e os nossos parceiros armazenamos ou acedemos a informações dos dispositivos, tais como cookies, e processamos dados pessoais, tais como identificadores exclusivos e informações padrão enviadas pelos dispositivos, para as finalidades descritas abaixo. Poderá clicar para consentir o processamento por nossa parte e pela parte dos nossos parceiros para tais finalidades. Em alternativa, poderá clicar para recusar o consentimento, ou aceder a informações mais pormenorizadas e alterar as suas preferências antes de dar consentimento. As suas preferências serão aplicadas apenas a este website.

Cookies estritamente necessários

Estes cookies são necessários para que o website funcione e não podem ser desligados nos nossos sistemas. Normalmente, eles só são configurados em resposta a ações levadas a cabo por si e que correspondem a uma solicitação de serviços, tais como definir as suas preferências de privacidade, iniciar sessão ou preencher formulários. Pode configurar o seu navegador para bloquear ou alertá-lo(a) sobre esses cookies, mas algumas partes do website não funcionarão. Estes cookies não armazenam qualquer informação pessoal identificável.

Cookies de desempenho

Estes cookies permitem-nos contar visitas e fontes de tráfego, para que possamos medir e melhorar o desempenho do nosso website. Eles ajudam-nos a saber quais são as páginas mais e menos populares e a ver como os visitantes se movimentam pelo website. Todas as informações recolhidas por estes cookies são agregadas e, por conseguinte, anónimas. Se não permitir estes cookies, não saberemos quando visitou o nosso site.

Cookies de funcionalidade

Estes cookies permitem que o site forneça uma funcionalidade e personalização melhoradas. Podem ser estabelecidos por nós ou por fornecedores externos cujos serviços adicionámos às nossas páginas. Se não permitir estes cookies algumas destas funcionalidades, ou mesmo todas, podem não atuar corretamente.

Cookies de publicidade

Estes cookies podem ser estabelecidos através do nosso site pelos nossos parceiros de publicidade. Podem ser usados por essas empresas para construir um perfil sobre os seus interesses e mostrar-lhe anúncios relevantes em outros websites. Eles não armazenam diretamente informações pessoais, mas são baseados na identificação exclusiva do seu navegador e dispositivo de internet. Se não permitir estes cookies, terá menos publicidade direcionada.