No que toca à organização de um evento online é essencial um alto nível de organização e produção técnica, caso contrário, corre o risco de desperdiçar recursos e tempo valioso. Criar um evento virtual utilizando recursos internos não é impossível, contudo, a maioria das empresas não tem acesso ao equipamento e à experiência necessários para produzir um evento virtual de sucesso.
Uma empresa especializada em eventos virtuais oferece, uma imensidão de apoio (técnico e outros) e know-how. Ao contratar uma empresa especializada em eventos online está a economizar recursos financeiros e o seu tempo.
Orientação na escolha da plataforma digital
Desde o início da pandemia global covid-19 e com a transição para o mundo digital, apareceram no mercado inúmeras plataformas digitais dinâmicas e especializadas para eventos virtuais. Estas plataformas ajudam a criar uma experiência de evento virtual que seja o mais semelhante possível aos eventos presenciais. Uma empresa especializada em eventos online pode sugerir, de acordo com os objetivos do seu evento, a melhor solução para si. Alem disto, pode também avaliar os seus objetivos para o evento e partilhar o seu know-how, ajudando por exemplo, com sugestões sobre os fatores cruciais que são necessários considerar para organizar um evento virtual de sucesso.
Organização e gestão do evento
O processo de planeamento de um evento virtual não é muito diferente do trabalho que envolve o planeamento de qualquer outro tipo de evento. É necessário definir bem os objetivos e ter em conta algumas questões como por exemplo o programa e a gestão de tempo para os oradores, diferentes formas de networking entre participantes e oradores, o manual de utilização da plataforma para os participantes, entre outros.
Desde o registo dos participantes, às componentes mais técnicas de produção, uma empresa especializada em eventos virtuais, utilizando a sua experiência profissional, organiza toda a informação e cria um plano para o evento, de forma a garantir um evento de sucesso. Durante o evento, a empresa pode também fornecer serviços de administração e gestão de conteúdo, garantindo que tudo corre como planeado.
Apoio técnico
Os eventos virtuais não precisam só de uma boa ligação à internet, não havendo um local físico pode ser fácil ignorar as complexidades da produção. Detalhes como este que parecem ter pouca significância, na verdade são cruciais durante a realização de um evento online. Problemas com a produção técnica do evento podem gerar pressão nos dias que antecedem um evento, o que leva a equipa a desperdiçar tempo valioso para tentar encontrar soluções de última hora para estes imprevistos.
Uma empresa especializada em eventos virtuais pode:
- Dar apoio no pré-evento com a divulgação e acompanhamento dos participantes;
- Planear todos os detalhes para prevenir problemas técnicos e gerir imprevistos;
- Fornecer uma equipa de prestação de serviços de produção e os respetivos equipamentos necessários;
- Gerir a gravação de conteúdo, edição de vídeo e gráficos de transmissão ao vivo;
- Gerir os uploads de conteúdo para a plataforma do evento;
- Fazer testes na plataforma e a preparação dos oradores antes do dia do evento;
- Supervisionar a produção no dia do evento para que tudo corra de acordo com o plano que foi traçado;
- Entregar a métrica retirada da plataforma com a informação sobre o comportamento dos participantes durante o evento.
