A pandemia por Coronavírus que assola o mundo desde o ano passado transformou vários cenários profissionais e a indústria dos eventos não foi exceção.
Contudo, este contexto também despertou na população ativa um apurado sentido de resiliência e adaptação.
No caso da organização de eventos, apuraram-se as plataformas de comunicação à distância, acrescentaram-se valências e multiplicaram-se as alternativas.
Eventos online: o que são
Mas o que são, afinal, os ditos eventos online ou eventos virtuais, como também são designados?
São eventos que têm lugar em linha (através de um acesso à Internet), numa plataforma que possibilite a sua difusão audiovisual.
De um modo generalista, podem ter os seguintes formatos:
- Webinar ou webinário: geralmente de curta duração e com um caráter mais expositivo;
- Conferência: pode ter múltiplas sessões e estender-se por vários dias; tem um caráter mais interativo e científico-académico;
- Eventos virtuais empresariais: feiras de exposição, lançamentos de produtos, networking, formações, entre outros.
Estes eventos podem ainda ser 100% online ou híbridos, isto é, com uma componente presencial.
A montante: a preparação
Antes de tomar qualquer decisão quanto à plataforma a utilizar ou ao formato, é importante refletir sobre o que se pretende com o evento, de modo a limitar riscos e a otimizar recursos.
Escrever um guião com o alinhamento de todas as etapas do evento é, normalmente, o primeiro passo a dar.
5 etapas para o sucesso
- 1. Definir objetivos: antes de toda e qualquer decisão, é essencial determinar qual (ou quais) o objetivo primordial do seu evento; o mesmo servirá para partilhar conhecimentos? Para lançar um novo produto ou serviço? Para fazer networking com possíveis parceiros? Do objetivo dependerá a escolha do formato e das ferramentas tecnológicas a implementar.
- 2. Orçamentar: é certo que há algumas despesas inerentes aos eventos presenciais das quais se pode abdicar com a realização de eventos online (aluguer de espaços, catering, deslocações, etc.), mas há outros tipos de despesas específicas a ter em conta: produção, tecnologia, Marketing e comunicação.
- 3. Apurar o valor acrescentado: já ninguém assiste a um evento por assistir; é cada vez mais importante ter em conta a motivação da audiência e proporcionar-lhe uma experiência virtual de excelência, quer seja através de ofertas específicas, opções de networking, apresentação de produtos ou serviços, entre outros.
- 4. Definir recursos: nesta fase, é importante definir e elencar os recursos necessários. Além da plataforma virtual / audiovisual, é indispensável apurar se vai querer ou não uma solução que assegure também a gestão das inscrições, a monetização das participações, etc.
- 5. Escolher a plataforma: depois de especificar as 4 etapas anteriores, já terá elementos suficientes para optar pela solução mais adequada ao que pretende. É também nesta fase que poderá refletir sobre uma estratégia a mais longo prazo para a organização dos seus eventos e discutir essa mesma estratégia com o fornecedor selecionado.
A jusante
Chegado a este momento, está na hora de fazer testes!
É importante levar a cabo uma simulação ou ensaio geral em que todas as vertentes técnicas do evento possam ser testadas e a sua eficácia aferida.
Conclusões
Não restam, hoje, muitas dúvidas, de que esta realidade dos eventos online veio para ficar.
Mesmo que regressemos a circunstâncias de eventos presenciais, abrir o precedente do evento virtual deixou o rasto das suas vantagens competitivas e levará a repetir a experiência.
Contudo, é indispensável planificar e ser criterioso na escolha das soluções, sendo que esta nova realidade não se compadece com alternativas remendadas ou não profissionais.
A opção por uma plataforma profissional e dedicada é o primeiro passo para o sucesso e a Supreme Stage terá todo o gosto em ouvi-lo e aconselhá-lo.
Estamos à sua disposição para uma reunião durante a qual teremos todo o gosto em apresentar-lhe a nossa plataforma!
