Todas as atividades da sociedade estão cada vez mais a passar para o mundo digital, criando novas tendências e adotando novos hábitos online com é o caso do evento virtual. O uso de plataformas digitais e redes sociais como forma de comunicação desempenham um papel fundamental no nosso dia-a-dia.
Cada vez mais, o evento virtual estão a ser utilizados para complementar ou até substituir os eventos presenciais, muito devido à situação de pandemia global covid-19 e decreto de confinamento.
Os eventos virtuais permitem avançar com os planos pessoais e comerciais, sem comprometer a segurança de cada indivíduo. A grande questão é: “Como será o mundo dos eventos depois da pandemia?”
O que é evento Virtual?
Os eventos virtuais são muito parecidos com os eventos presenciais, com a diferença de acontecerem num ambiente digital.
Os eventos virtuais podem ser transmitidos online através das redes sociais e também através de plataformas especializadas em organização e transmissão de eventos virtual.
Essencialmente, os eventos virtuais têm os mesmos componentes fundamentais que os eventos presenciais, e tudo à distância de um ‘click’.
Existem vários tipos de eventos virtuais que são capazes de ter um grande alcance e produzir resultados positivos.
Na área dos negócio e das empresas quais são os tipos de eventos virtuais mais comuns?
Webinars ou Evento Virtual
Os webinars permitem que os participantes ouçam ou assistam ao conteúdo a ser partilhado pelos oradores, onde quer que estejam.
Empresas e profissionais independentes geralmente cobram uma taxa de admissão para o público que deseja participar num webinar, embora muitos deles estejam disponíveis de forma gratuita. Todos os webinars utilizam software de videoconferência, que permite ao apresentador realizar a sua apresentação ao vivo ou por meio de vídeo gravado, assim como sessões de perguntas e respostas, o melhor de tudo, o conteúdo fica disponível para consultar após o final do evento.
Em 2020 mais de 35% dos conteúdos dos webinars foram consumidos depois dos eventos!
Reuniões, Conferências, Convenções e Congressos Virtuais
Tal como acontece com estes eventos quando decorrem presencialmente, os eventos virtuais envolvem agendas complexas e ao vivo.
Algumas conferências virtuais apresentam conteúdo que envolve várias sessões paralelas e podem utilizar ferramentas para estimular o envolvimento dos participantes .
Existe sempre a possibilidade e utilizar conteúdos previamente gravados o que é uma grande vantagem.
As conferencias virtuais permitem que os participantes assistam às palestras em tempo real, interajam com outros participantes com texto ou video, vejam o conteúdo após o evento terminar e criem as suas próprias agendas personalizadas.
Nas plataformas mais evoluídas são disponibilizadas zonas de exposição e áreas de networking com destaque para parceiros e patrocinadores.
Eventos híbridos (interno e externos)
Eventos híbridos são eventos em que uma parte dos participantes está fisicamente num local, que pode ser um estúdio de gravação de vídeo, uma sala de um hotel ou outro espaço preparado para realização de vídeo e podem ser reuniões de departamento, formações, acontecimentos na empresa, lançamentos de vendas etc.
Para empresas que praticam negócios a nível internacional, os eventos híbridos facilitam a comunicação entre os colaboradores e órgãos da empresa que estejam localizados em locais geograficamente dispersos.
Muitas vezes organizar um eventos para que os colaboradores estejam num só espaço, não só é inconveniente, como também tem custos extraordinários associados e provoca conflitos na programação do evento e na disponibilidade de agenda dos participantes e oradores.
Estes tipos de eventos permitem às pessoas que não podem ir fisicamente a um evento, participar sem sair de casa.
Vantagens do evento virtual e cuidados a ter
Os eventos virtuais apresentam grandes vantagens para todas as partes (organizadores e participantes).
Vantagens do Evento Virtual:
- Economiza tempo e dinheiro – Um evento virtual remove algumas preocupações e custos extraordinários como por exemplo ementas de refeições, aluguer de local para o evento, alojamento, custo de viagens, etc. poupando tempo e dinheiro à empresa e aos participantes;
- Fiável e flexível – Os eventos virtuais eliminam vários contratempos como por exemplo, ter de cancelar o evento por questões meteorológicas, faltar um orador porque não conseguiu viajar, ou mesmo por indisponibilidade de agenda, entre outros fatores;
- Alcance Global – Um evento virtual poderá alcançar um público mais alargado abrangendo um maior número de participantes… digamos que …um número ilimitado de participantes que podem estar em qualquer parte do mundo;
- Mostra que a organização está a par das últimas tendências, acompanhando ou liderando a evolução;
- A informação transmitida não é efémera, fica gravada para registo e consulta futuras, uma grande vantagem quando falamos por exemplo de formação.
- Fácil obter feedback. Last but not least, a métrica retirada do comportamento dos participantes é rigorosa e valiosa e inovadora pois nunca antes foi possível ter acesso a este tipo de informação.
Desvantagens / cuidados a ter com o Evento Virtual:
- A falta de contacto pessoal, de apertar a mão de olhar alguém olhos nos olho é uma desvantagem incontornável e insubstituível;
- O acesso à Internet tem de ser de boa qualidade para não comprometer a experiência
- A falta de experiência da equipa de produção pode refletir-se em graves problemas técnicos.
Os elementos do evento virtual
Como num evento virtual não existe o fator UAU na localização, nem outros fatores atrativos como nos eventos presenciais, a razão pela qual as pessoas participam é exclusivamente pelo conteúdo, “content is King”.
Por esse motivo, as sessões e palestras devem ser dinâmicas e poderosas e conter pontos que os participantes valorizem e com os quais se identifiquem.
Os eventos virtuais são centrados no envolvimento, interação, informação e conteúdo dos participantes.
A qualidade de ligação da internet, qualidade de vídeos, capacidade e qualidade da plataforma, dinamização do evento e atividades, são fatores determinantes no sucesso do evento virtual.
Elementos essenciais do Evento Virtual
- Registo no evento;
- Fiabilidade e navegabilidade da plataforma;
- Conteúdo para apresentação ao vivo (livestream/diretos);
- Networking;
- Perguntas e respostas moderadas (Q&A);
- Votação ao vivo interativas;
- Gamification;
- Área pessoal com notas, contactos, favoritos e registo de chat;
- Conteúdo gravado;
- Videoconferência interativa 1 a 1 ou em pequenos grupos;
- Pesquisas de feedback;
- Bate-papos (Bate-papos);
Como organizar um evento Virtual
O processo de planeamento de um evento virtual não é muito diferente do trabalho que envolve o planeamento de qualquer outro tipo de evento.
Num evento presencial, os participantes não ficariam sentados por mais de duas horas seguidas, e os participantes de um evento virtual também não.
Por mais diferentes que possam parecer os eventos virtuais, eles devem ser tratados como um evento presencial.
Algumas questões que o organizador do Evento Virtual deve ter em consideração:
- Qual o meu mapa de custo e como alocalos às varias rubrica do evento.
- O conteúdo será gravado, ao vivo ou ambos?
- Preparou um guião de instruções para o participante que explica como aceder ou participar numa palestra, participar numa sessão e operar as ferramentas de interações com os outros participantes?
- O evento têm registo? Será gratuito, ou pago?
- Quais são os KPIs (Key performance indicators) do evento?
- Como é que vai lidar com problemas de conetividade? Sabe quais os testes que deve fazer?
- Depois do final do evento, quando ficará disponível para consulta a gravação (no final do evento)?
- Qual é a duração de cada sessão?
- Qual o timing correto para fazer pausas, para incentivar interação social e networking ou mesmo momentos de entretinimento?
Preparação do participante para o evento virtual
Como cada evento virtual é único, é necessário criar um guião com instruções para os participantes que explica como utilizar a plataforma ou website, como ter acesso às sessões, e outros detalhes relevantes.
Outra opção é fazer uma sessão de esclarecimento de dúvidas e experimentação da plataforma antes do evento.
Envolvimento do participante no evento virtual
Os eventos virtuais oferecem outras oportunidades de interação, para substituir a interação física.
Embora as palestras sejam assistidas individualmente, as oportunidades para networking são abundantes – cada participante pode conversar e interagir com os outros participantes, com os oradores e com o conteúdo por meio de votação ao vivo, sessões de pergunta e resposta, vídeo chamadas, chats, etc.
As redes socias continuam a ser uma ferramenta ótima para partilhas de conteúdo, tanto pelo órgão organizacional como pelos participantes.
As redes sociais são uma ótima forma para promover o evento antes dele acontecer, para partilhar novidades enquanto está a decorrer, e para no final publicar momentos do evento, dos oradores, etc.
Uma ótima forma de divulgação do evento e ao mesmo tempo fazer com que os participantes se sintam como se fizessem parte de uma comunidade, é pedir aos participantes que compartilhem fotos das partes favoritas do dia, usando um hashtag do evento, personalizada.
O patrocínio virtual do evento virtual
É possivel em todos os eventos desenvolver espaços de anúncio.
Num evento virtual este espaço é digital, podendo ser através de banners, imagens, vídeos, etc. na plataforma do evento, no website ou nas redes sociais.
O espaço de publicidade digital tornou-se uma das ferramentas de marketing mais populares do mundo moderno.
10 dicas para um evento virtual de sucesso!
- Definir bem os objetivos do evento;
- Conhecer bem o público alvo (necessidades e dificuldades);
- Alterar a sua estratégia de eventos (de presencial para virtual ou híbrido);
- Utilizar a tecnologia adequada;
- Reaproveitar elementos utilizados para eventos presenciais (website, redes sociais);
- Preparar participantes antecipadamente;
- Foco no conteúdo;
- Envolvimento e interação do participante deve ser uma prioridade;
- Captar e analisar dados do evento;
- Considerar experiência dos patrocinadores;
- Apoiar a preparação dos oradores.
Resumindo…
Os eventos virtuais podem fornecer experiências informativas e envolventes para qualquer público. Podem complementar um evento presencial, como também podem ser utilizados como ferramentas de eventos por si só.
O desenvolvimento tecnológico permitiu vários avanços significativos no último ano, permitindo dinamizar os eventos virtuais como nunca antes, permitindo aos participantes viver o evento como uma experiência.
Para um organizador, é crucial definir a sua estratégia de criação/organização do evento (objetivos, plataforma, público alvo, organização (competências), preparação dos participantes antes do evento, envolvimento e interação, etc.); estratégia de marketing e divulgação do evento, e também analisar os dados do evento (antes, durante e depois) para conseguir medir o ROI (return on investment), resolver qualquer problema técnico, e assim poder melhorar a experiência para todos os participantes e ainda determinar qual o nível de sucesso do evento.
